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Comment mieux gérer ses priorités en toute efficacité ?

Nous avons beaucoup de tâches à accomplir au quotidien. Que ce soit des tâches professionnelles, des tâches ménagères, ou encore des activités personnelles, nous sommes souvent submergés, d’où l’importance de prioriser.

Mais savoir prioriser en toute efficacité nécessite une technique particulière.

Découvrez comment ?

Pourquoi prioriser ?

Devant les multitudes de tâches à réaliser, les urgences et les imprévus, il est souvent difficile de mener efficacement diverses tâches à la fois.

Le fait de vouloir tout mener de front ne fait qu’accroître la désorganisation et le niveau de stress. Il est donc primordial de classer les tâches, d’organiser ses activités et de mettre de l’ordre dans toute son organisation.

Prioriser permet de distinguer les activités urgentes, obligatoires et importantes. Cela permet entre autres d’économiser du temps.

En effet, en connaissant le niveau de priorité de chaque tâche, on perd moins de temps dans les tâches moins importantes. Cela permet également de travailler en toute sérénité. Sachez qu’être organisé rend l’esprit plus léger. Il n’y a pas besoin de courir après plusieurs tâches. Prioriser permet aussi d’agir immédiatement. À noter que la procrastination est le meilleur allié de l’inefficacité. En priorisant, vous pouvez gagner en productivité.

Une autre raison de prioriser est de pouvoir mieux gérer les imprévus. En effet, une bonne organisation permet d’avoir une marge de manœuvre si des changements se présentent. Enfin, prioriser permet aussi de développer son intelligence émotionnelle. Autrement dit, maîtriser ses compétences à réaliser des tâches, savoir déléguer, prendre des pauses et libérer son cerveau.

Principes de priorisation des tâches

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Prioriser ses tâches repose sur quatre grandes stratégies.

D’abord, il y a l’identification qui consiste à lister toutes les tâches à accomplir dans une période donnée.

Deuxièmement, l’analyse, laquelle consiste à faire un classement des tâches de la liste selon le degré d’importance et le niveau d’urgence.

Il y a ensuite la réalisation, qui consiste à mettre en œuvre les tâches citées ci-dessus selon leur priorité.

Enfin, il y a le suivi qui vise à faire le point sur l’évolution et l’avancement des réalisations.

Les méthodes pour gérer ses priorités

Il existe plusieurs méthodes et outils pour permettre une gestion efficace de ses priorités. Ces méthodes sont basées sur l’organisation et vous pouvez toutes les apprendre grâce à un coaching en développement personnel.

1. La matrice d’Eisenhower

matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower, source : wikipedia

La matrice d’Eisenhower est un outil très efficace qui permet de gérer les priorités. Elle a été créée par Dwight Eisenhower, 34e président des États-Unis, de 1953 à 1961.  Ce président s’est surtout distingué par sa capacité à avoir un haut niveau de productivité. Sa stratégie le menait à la réussite et au succès, si bien qu’elle fut adoptée dans toutes les structures managériales.

La matrice est un outil qui permet d’agir efficacement. Elle repose sur une organisation très simple :

1.1 Urgent et important

Il s’agit de toutes les tâches qui doivent être réalisées de façon immédiate. Ce sont les tâches prioritaires qu’il faut gérer par soi-même. Par exemple : chercher une dépanneuse pour sa voiture en panne, appeler les secours en cas d’accident,  rendre un dossier au bureau avant l’échéance, etc.

1.2 Important, mais pas urgent

Il s’agit de toutes les tâches qui peuvent attendre ou être reprogrammées plus tard. Elles sont traitées par soi-même et dans un délai impartit. Par exemple : faire un exercice physique, passer un bon moment avec la famille, méditer, lire, etc.

1.3 Urgent, mais pas important

Cette entité regroupe toutes les tâches qui peuvent être déléguées ou qui peuvent attendre. Par exemple : répondre aux mails, passer un coup de téléphone à ses amis, rendre service à une personne qui l’a demandé, etc.

1.4 Pas urgent et pas important

Il s’agit tout simplement des tâches inutiles qui laissent divertir et qui peuvent ne pas être traitées. Par exemple : passer du temps sur les réseaux sociaux, regarder la télévision, etc.

Pour bien appliquer la matrice d’Eisenhower, il est important de distinguer « urgent » d’ « important ».

  • Les tâches importantes sont en progression et permettent d’atteindre un objectif à long terme.
  • Les tâches urgentes requièrent une action immédiate et sont limitées dans le temps.

 

 

2. Le classement ABCD

Le classement ABCD reprend la stratégie de coaching proposée par la matrice d’Eisenhower mais se présente de façon plus simple.

Il s’agit de faire une liste de toutes les activités à mener.

  • « A » regroupe toutes les tâches impératives et qui doivent être traitées immédiatement.
  • « B » rassemble des tâches importantes, mais avec des enjeux modérés et moins urgents dans le temps.
  • « C » fait référence à toutes les tâches intéressantes, mais qui n’ont pas vraiment d’importance.
  • « D » à toutes les activités inutiles qui n’apportent pas grand-chose.

Pour mieux organiser les tâches, il est possible d’avoir des sous-catégories pour chaque classement.

Par exemple, avoir des tâches A1-A2, B1-B2 et ainsi de suite.

L’objectif est de savoir répertorier les tâches selon leur niveau de priorité.

3. La méthode NERAC

La méthode NERAC repose sur cinq grands principes : Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler.

Il s’agit de lister les tâches dans un tableau pour mieux s’organiser. Le tableau comprend 5 colonnes qui reprennent les principes de la méthode :

Noter : notez ici toutes les tâches à accomplir sans ordre d’importance ni d’estimation de temps.

Estimer : estimez dans cette colonne la durée prévue pour réaliser les tâches afférentes

Réserver : réservez ici une marge de manœuvre pour gérer les imprévus et les changements.

Arbitrer : dans cette colonne, arbitrez les tâches en leur attribuant un degré d’importance ou un niveau d’urgence.

Contrôler : désigner une personne pour contrôler la réalisation et la bonne exécution des tâches.

 

4. La technique POMODORO

Il s’agit d’une approche simple qui consiste à répartir les tâches selon un délai d’exécution.

La technique consiste à réaliser une tâche et se concentrer à 100% sur cette activité pendant 25 minutes.  Durant ce temps imparti, aucune pause n’est permise.

Ensuite, il faut enchaîner de la même manière pour toutes les autres tâches. Après 3 à 4 tâches, il faut prendre une longue pause avant d’enchaîner.

Cette méthode a été prouvée efficace pour avoir plus de productivité.

Si vous avez déjà appliqué toutes les méthodes mais que vous ne parvenez  pas à gérer vos priorités, il se peut que vous ayez besoin d’un coaching. Votre coach vous aidera à choisir et à appliquer la méthode adéquate selon votre cas.

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